Giao tiếp là nền tảng quan trọng trong sự thành công trong kinh doanh. Nó cần phải hiệu quả, định hướng mục tiêu và nhắm mục tiêu.

Không quan trọng đó là cuộc thảo luận nội bộ về chiến lược bán hàng cho quý tiếp theo, cuộc gặp gỡ với đối tác tiềm năng hay tương tác với khách hàng gặp vấn đề với sản phẩm của bạn – giao tiếp kinh doanh suôn sẻ là cơ sở để mang lại kết quả tích cực.

Tuy nhiên, để thực hành giao tiếp tốt nhất, bạn cũng cần những công cụ tốt nhất.

Dưới đây là năm nền tảng bạn có thể tận dụng để cải thiện giao tiếp trong doanh nghiệp của mình, trở nên hiệu quả hơn và tăng năng suất tổng thể của bạn.

Cuộc họp không đồng bộ : Loom

Để bắt đầu, có Loom, một nền tảng cho phép các cuộc họp không đồng bộ.

Các cuộc họp ảo thật tuyệt vời – cứu cánh, như tất cả chúng ta đã học được trong thời kỳ đại dịch. Tuy nhiên, việc này có thể tốn thời gian và khó tổ chức, đặc biệt nếu bạn có một nhóm toàn cầu.

Các cuộc họp không đồng bộ là một sự thay thế tuyệt vời. Các nền tảng như Loom cho phép bạn ghi lại các phần của cuộc họp ảo, bao gồm chia sẻ màn hình và toàn bộ nội dung, sau đó chia sẻ với những người khác.

Sau đó, người nhận có thể xem (và xem lại) bản ghi của bạn, kiểm tra bản ghi tự động để biết thông tin, để lại nhận xét hoặc trả lời bằng video của riêng họ.

Hệ thống điện thoại doanh nghiệp dựa trên đám mây: Nextiva

Tiếp theo là Nextiva, một trong những nền tảng điện thoại dành cho doanh nghiệp dựa trên đám mây phổ biến nhất hiện có. Là một hệ thống điện thoại kinh doanh hiện đại, nó vượt xa sự hiện thân của điện thoại bàn truyền thống của công nghệ. Thay vào đó, nó tập trung các kênh liên lạc khác nhau và cung cấp nhiều chức năng bổ sung khác nhau.

Cuộc gọi thoại và video, nhắn tin, trò chuyện trực tiếp, fax, email – trước đây, bạn phải chuyển giữa các nền tảng khác nhau để theo dõi tất cả các kênh này. Bây giờ, bạn có quyền truy cập vào tất cả chúng trong một cổng thông tin trung tâm.

Điều này giúp loại bỏ rò rỉ dữ liệu, giảm khả năng bỏ sót tin nhắn và giảm rắc rối khi theo dõi thông báo từ nửa tá ứng dụng khác nhau.

Ngoài ra, các nền tảng như Nextiva cũng đi kèm với nhiều chức năng hữu ích giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn – từ biên bản cuộc họp tự động đến tích hợp với các nền tảng kinh doanh khác.

Quản lý dự án: Asana

Một công cụ quan trọng khác để hỗ trợ giao tiếp kinh doanh, đặc biệt là trong nhóm của bạn, là một nền tảng quản lý dự án như Asana.

Khi bạn có nhiều dự án chạy song song hoặc nhiều người cộng tác trong cùng một dự án, việc theo kịp nhiệm vụ và thời hạn có thể là một thách thức. Và dẫn đến hiểu nhầm.

Một công cụ quản lý dự án vững chắc có thể giúp bạn tránh được điều này. Nó cho phép bạn thêm mục tiêu tạo dự án, thêm thành viên nhóm, đặt nhiệm vụ và thời hạn, chia sẻ tệp và xác định các phụ thuộc. Trong nháy mắt, bạn sẽ có thể xem trạng thái của dự án và nếu bạn cần đăng ký với bất kỳ thành viên nào trong nhóm.

Ngoài ra, bạn có thể dễ dàng hình dung dòng thời gian và tiến độ của dự án, ví dụ như thông qua chế độ xem lịch hoặc biểu đồ Gantt.

Cộng tác và chia sẻ tài liệu: Google Workspace

Bạn mất bao nhiêu thời gian để gửi đi gửi lại các tập tin? Chuyển đổi nó giữa các định dạng khác nhau? Tìm xem phiên bản report_FINAL_FINAL2.docx nào thực sự là phiên bản mới nhất?

Nếu câu trả lời là “rất nhiều”, bạn không đơn độc.

Chia sẻ và cộng tác trên các tệp một cách hiệu quả là một trong những khía cạnh phức tạp nhất của giao tiếp kinh doanh.

Giải pháp tốt nhất? Chọn một nền tảng và gắn bó với nó. Google Workspace là một ứng cử viên sáng giá.

Tại đây, bạn có thể tạo tài liệu văn bản, bảng tính, bản trình bày, v.v., chia sẻ chúng, quản lý quyền, cộng tác chỉnh sửa, để lại nhận xét và đưa ra đề xuất. Lịch sử phiên bản rất dễ theo dõi.

Ngoài ra, Google Workspace mạnh mẽ và trực quan đến mức hầu hết mọi người đều biết cách vận hành hoặc có thể tìm ra nó một cách nhanh chóng. Bạn không cần cài đặt bất kỳ phần mềm cục bộ nào. Và nó tích hợp với nhiều nền tảng kinh doanh khác.

Quản lý quan hệ khách hàng: HubSpot

Tương tác với khách hàng là một trong những khía cạnh tế nhị nhất của giao tiếp kinh doanh.

Gặp gỡ mọi khách hàng (tiềm năng) tiếp xúc với bạn trong tầm mắt là điều quan trọng, cũng như đảm bảo rằng họ cảm thấy được lắng nghe và tránh thất vọng.

Hệ thống Quản lý quan hệ khách hàng (CRM) như HubSpot có thể giúp bạn đạt được điều này. Nó tập trung tất cả thông tin bạn có về mọi khách hàng và khách hàng tiềm năng, đồng thời đặt thông tin đó trong tầm tay bạn bất cứ khi nào bạn cần.

Giả sử một trong những khách hàng của bạn gặp vấn đề với một trong các sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn. Vì vậy, họ gọi dịch vụ khách hàng của bạn và xin lời khuyên. Với phần mềm CRM theo ý của bạn, bạn sẽ ngay lập tức có thể lấy tất cả dữ liệu bạn cần để giúp khách hàng – ngày mua ban đầu của họ, tất cả thông tin về sản phẩm họ đã mua, liệu họ đã liên hệ với dịch vụ khách hàng trước đó hay chưa, kết quả ra sao của sự tương tác là trước đây là, và nhiều hơn nữa.

Tất cả những điều này cho phép các thành viên trong nhóm của bạn trợ giúp khách hàng hiệu quả hơn, cải thiện sự hài lòng chung của khách hàng.

dòng dưới cùng

Giao tiếp là chìa khóa trong kinh doanh. Khi bạn chọn nền tảng nào bạn sử dụng cho giao tiếp kinh doanh của riêng mình, hãy dành thời gian để xem xét nó một cách cẩn thận.

Sử dụng các công cụ trong danh sách trên làm điểm bắt đầu, bạn sẽ có thể xác định loại nền tảng giao tiếp kinh doanh nào phù hợp nhất với nhu cầu của mình. Và cái nào trong số chúng có khả năng hợp lý hóa quy trình làm việc của bạn để cải thiện năng suất tổng thể của bạn.