Trong những năm gần đây, thương mại điện tử đã trở thành một phần không thể thiếu trong xã hội của chúng ta. Hàng ngày, mọi người mua sắm hàng tạp hóa, bán lẻ, giao dịch ngân hàng và đầu tư (ví dụ như tiền điện tử) trong không gian trực tuyến. Bất động sản không tránh khỏi nhu cầu về các lựa chọn thương mại điện tử. Những bộ óc giỏi nhất trong lĩnh vực quản lý tài sản và công nghệ đã cùng nhau hình dung việc cho thuê sẽ như thế nào nếu nó được đơn giản hóa trên đám mây. Và họ đã làm được: Thu tiền thuê nhà trực tuyến là một cách để đưa hoạt động kinh doanh cho thuê nhà của bạn lên mạng; cho thuê trực tuyến là một việc khác.

Ban đầu, việc cho thuê trực tuyến có vẻ trái ngược với bạn. Tại sao bạn lại muốn ký một tài liệu quan trọng với người thuê nhà mà không ngồi trước mặt họ? Còn việc thu phí và đặt cọc thì sao? Làm thế nào để bạn biết nếu người thuê nhà của bạn thực sự là người đã ký vào tài liệu?

Tuy nhiên, như bạn sẽ thấy, cho thuê trực tuyến thực sự giải quyết—và cải thiện—nhiều thách thức phổ biến nhất liên quan đến việc cho thuê của chủ nhà.

Từ bảo mật đến tiện lợi và tự động hóa, cho thuê trực tuyến là một trong những khía cạnh tốt nhất của quản lý tài sản hiện đại. Đây là cách tận dụng nó trong kinh doanh cho thuê của bạn.

Cho thuê trực tuyến là gì?

Hợp đồng thuê trực tuyến cũng giống như hợp đồng thuê truyền thống: Đó là tài liệu đánh dấu mối quan hệ pháp lý giữa bạn và người thuê. Tuy nhiên, cho thuê trực tuyến làm như vậy ở định dạng kỹ thuật số hoàn toàn. Bạn có thể lưu trữ hợp đồng thuê trực tuyến tại một công ty thỏa thuận điện tử như DocuSign hoặc HelloSign hoặc bạn có thể lưu trữ trực tiếp thông qua tính năng cho thuê trực tuyến của phần mềm quản lý tài sản của bạn.

Giống như hợp đồng thuê giấy, hợp đồng thuê trực tuyến có cùng thông tin quan trọng:

• Tên của tất cả người thuê nhà và người đồng ký tên

• Ngày bắt đầu và ngày kết thúc thuê

• Giá thuê và bất kỳ khoản phí bổ sung nào, chẳng hạn như tiền đặt cọc hoặc tiền gửi vật nuôi

• Thời gian ân hạn thanh toán tiền thuê, nếu có

• Giới hạn chiếm dụng căn hộ

• Điều kiện thuê, chẳng hạn như các quy tắc về vật nuôi hoặc hút thuốc

• Quy trình bảo dưỡng, sửa chữa

• Điều khoản chấm dứt sớm

• Yêu cầu đầu vào của chủ nhà

• Chính sách thú cưng của bạn

Những điều cơ bản này là một phần của bất kỳ hợp đồng thuê nào, bất kể hình thức của nó. Định dạng kỹ thuật số không miễn trừ cho bạn trách nhiệm viết một hợp đồng thuê nhà kỹ lưỡng, cũng như không bào chữa cho người thuê nhà của bạn đọc kỹ các điều khoản trong hợp đồng thuê nhà của bạn.

Họ làm việc như thế nào?

Mặc dù hợp đồng thuê trực tuyến chứa thông tin giống như hợp đồng thuê truyền thống, nhưng chúng không hoạt động theo cùng một cách. Cho thuê trực tuyến cho phép tự động hóa và bảo mật tuyệt vời mà cho thuê truyền thống không thể cung cấp. Ví dụ: chia sẻ hợp đồng thuê trực tuyến có nghĩa là gửi hợp đồng cho người thuê của bạn qua email, nơi họ có thể truy cập vào tài liệu hợp đồng thuê ảo được chia sẻ. Phần mềm của bạn sẽ theo dõi các thay đổi đối với tài liệu này và tự động thông báo cho bạn khi người thuê hoặc người đồng ký tên đã ký vào tài liệu đó. Điều này giúp bạn tăng tốc quá trình cho thuê và loại bỏ nhu cầu in, sao chép hoặc lưu trữ các tài liệu này.

Ngoài ra, chữ ký điện tử hoặc chữ ký điện tử hoạt động hơi khác so với chữ ký “ướt” hoặc chữ ký trên giấy. Chữ ký số được mã hóa, nghĩa là tài liệu của bạn có khóa riêng chỉ có thể được giải mã bằng khóa chung của người ký. Quá trình giải mã chỉ hoạt động thông qua hệ thống xác thực lẫn nhau này, nghĩa là bạn có thể đảm bảo tài liệu của mình an toàn nhất có thể và chỉ được ký bởi người có tên xuất hiện trong thỏa thuận.

Và vì hợp đồng thuê trực tuyến được lưu trữ trên đám mây, bạn và người thuê của bạn có thể xem một bản sao bất cứ khi nào bạn cần tham khảo lại.

Tận dụng lợi thế của việc cho thuê trực tuyến

Bây giờ bạn đã biết nó là gì và nó hoạt động như thế nào, bạn có thể làm gì khác với việc cho thuê trực tuyến? Phần này thảo luận về năm cách khác nhau mà bạn có thể tận dụng các tính năng độc đáo của cho thuê trực tuyến.

lĩnh vực đặc biệt

Các trường tùy chỉnh cho phép chủ nhà chỉ định các khu vực sẽ được điền các loại thông tin cụ thể. Cho dù đó là hộp văn bản, trường ngày tháng, hộp kiểm hoặc trường tùy chỉnh khác, bạn có thể sử dụng những trường này để thực hiện hợp đồng thuê chính xác theo cách bạn muốn. Các mẫu có trường tùy chỉnh hiệu quả hơn vì chúng cho phép bạn sử dụng các trường tự động điền hoặc lặp lại, tự động cập nhật các thông tin khác nhau trong suốt thời gian thuê và giới hạn thời gian bạn nhấp và nhập. Cuối cùng, bạn cũng có thể sử dụng xác thực dữ liệu để xác nhận rằng thông tin do người thuê nhập vào thuộc loại bạn muốn – ví dụ: nếu họ cần nhập số điện thoại để tham chiếu cho chủ lao động, thì xác thực dữ liệu sẽ từ chối mọi thứ trừ một chuỗi số trong điện thoại. định dạng.

bản mẫu

Các mẫu cho thuê là một lợi thế rất lớn của việc cho thuê trực tuyến. Các mẫu cho thuê trực tuyến dành riêng cho tiểu bang được định dạng trước với các trường quan trọng, vì vậy bạn không phải lo lắng về việc tổ chức hoặc nhớ bao gồm các tiết lộ cụ thể do tiểu bang bắt buộc. Các mẫu này có sẵn trên nhiều nền tảng phần mềm quản lý tài sản, hãy lưu chúng để thuận tiện cho bạn trong trường hợp bạn cần xem lại hoặc sử dụng lại mẫu hợp đồng cho thuê mà bạn đã sử dụng trước đây. Tùy thuộc vào dung lượng lưu trữ có sẵn và chi phí, thông thường bạn có thể lưu trữ nhiều hợp đồng thuê trên nền tảng và lưu những tài liệu có giá trị này cho tương lai.

Chữ ký số

Như đã đề cập trước đó, bạn không thể tận dụng tối đa việc cho thuê trực tuyến nếu không có chữ ký điện tử. Để cung cấp thêm một số chi tiết, chữ ký điện tử sử dụng Cơ sở hạ tầng khóa riêng (PKI), tạo ra hai khóa khác nhau để nhận dạng duy nhất người ký hợp đồng thuê: khóa chung và khóa riêng. Nếu Người A ký hợp đồng thuê bằng khóa riêng của họ, Người B có thể xác minh chữ ký của họ bằng cách sử dụng khóa chung mà Người A cung cấp để giải mã chữ ký. Phương pháp mã hóa này đơn giản, hiệu quả và rất an toàn. Chữ ký điện tử cũng cho phép bạn thu thập địa chỉ email, địa chỉ IP (vị trí) và dấu thời gian của người ký, cho phép bạn theo dõi thông tin chính xác về các chữ ký mà không thể xác minh bằng hợp đồng thuê giấy.

theo dõi

Điều quan trọng là phải theo dõi từng hợp đồng thuê để bạn biết hợp đồng nào cần được ký, hợp đồng nào đang chờ bạn phê duyệt và hợp đồng nào đang hoạt động hoặc sắp hết hạn. Đó là lúc cho thuê trực tuyến xuất hiện: với cho thuê trực tuyến, bạn có thể tự động theo dõi tất cả những điều này. Thay vì giữ bảng tính Excel hoặc hồ sơ giấy của từng trạng thái cho thuê, tất cả các chi tiết được lưu trữ trên nền tảng phần mềm của bạn. Bạn không thể làm mất, quên hoặc nhầm lẫn ngày tháng.

Phần kết luận

Cho đến nay, bài viết này đã bỏ qua việc đề cập đến một trong những lợi ích tốt nhất của việc cho thuê trực tuyến: nó cho phép bạn hoàn thành toàn bộ quy trình cho thuê từ xa. Thoải mái trên chiếc ghế sofa của bạn hoặc khi đang di chuyển, bạn có thể hoàn tất hợp đồng thuê với bất kỳ người thuê mới nào. Không gì có thể đánh bại được tính linh hoạt, tự động hóa và bảo mật của hình thức cho thuê trực tuyến và việc tận dụng nó trong hoạt động kinh doanh cho thuê của bạn cũng dễ dàng như việc tạo một tài khoản phần mềm quản lý tài sản.