“Tự động hóa” đã trở thành một từ thông dụng trong các ngành công nghiệp khác nhau, đặc biệt là khi nhu cầu về AI tăng lên. Và mặc dù có những lo ngại về việc tự động hóa sẽ thay thế các công việc hiện có, nhưng trên thực tế, trong nhiều trường hợp, nó chỉ bổ sung và tối đa hóa năng suất của người lao động bằng cách cho phép họ tập trung vào các nhiệm vụ có giá trị cao nhất.

Các tổ chức giáo dục đại học là những biên giới mới nhất nghiêng về tự động hóa hơn, đặc biệt là tận dụng sức mạnh của nó cho các hoạt động tài chính đang trở nên phức tạp và cũng dễ bị rủi ro mạng. Và cụ thể hơn, họ đã bắt đầu áp dụng tự động hóa tài khoản phải trả (AP). Đây là lý do tại sao.

Điều gì đã bắt đầu chuyển đổi sang tự động hóa tài chính?

Đại dịch COVID-19 đã thay đổi hoàn toàn cuộc sống của nhiều người. Nó cũng thay đổi cách thức hoạt động của các doanh nghiệp và tổ chức khác nhau.

Trong trường hợp của các trường cao đẳng và đại học, bộ phận tài khoản phải trả cần tìm cách tiếp tục hoạt động khi làm việc từ xa. Việc duy trì tính liên tục với lực lượng lao động phân tán có thể khó khăn, vì vậy các bộ phận buộc phải thích nghi. Một số đang bắt đầu sử dụng tự động hóa để xử lý một số nhiệm vụ tẻ nhạt hơn.

Giờ đây, các bộ phận phải trả tài khoản phải quay trở lại văn phòng của họ, nhưng tự động hóa vẫn đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh hàng ngày. Trong thời kỳ đại dịch, các tổ chức bắt đầu khám phá ra một số lợi ích của việc tự động hóa tài khoản phải trả:

  • Tăng hiệu quả

  • Giảm chi phí

  • Cải thiện khả năng hiển thị

  • An ninh tốt hơn

  • Phân tích dữ liệu thời gian thực

Các nhà lãnh đạo bộ phận đã bắt đầu nhận ra rằng tự động hóa có thể đưa bộ phận phải trả vào tương lai. Theo Nasser Chanda, Giám đốc điều hành của Paymerang, “Bằng cách tận dụng những khả năng này, các nhà lãnh đạo tài chính có thể đưa ra các quyết định chiến lược và sáng suốt bất cứ lúc nào.”

Tự động hóa tài chính cải thiện hoạt động của trường đại học như thế nào?

Để hiểu cách tự động hóa tài chính cải thiện hoạt động của trường cao đẳng và đại học, bạn cần hiểu cách các bộ phận tài khoản phải trả hoạt động mà không cần tự động hóa. Trong nhiều trường hợp, các cơ sở giáo dục đại học vẫn dựa vào các quy trình thủ công trên giấy tờ.

Chanda lưu ý rằng quy trình này “chỉ làm tăng thêm căng thẳng, mệt mỏi và kiệt sức cho các chuyên gia tài chính” và việc hạch toán thủ công dẫn đến các vấn đề như “thời gian phê duyệt chậm, nhập dữ liệu dễ bị lỗi, giấy tờ tốn kém và khả năng hiển thị hạn chế.” Với tự động hóa tại chỗ, các chuyên gia có thể tránh được những sai lầm và có nhiều thời gian hơn để tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng.

Có thể không rõ ràng ngay lập tức việc cải thiện quy trình làm việc của bộ phận tài khoản phải trả sẽ cải thiện trải nghiệm của sinh viên như thế nào. Tuy nhiên, tiết kiệm chi phí và thời gian ở cấp độ này cũng ảnh hưởng đến các bộ phận khác.

Với việc tự động hóa quản lý công việc tẻ nhạt và tốn thời gian, các chuyên gia tài chính có thời gian và năng lượng để phát triển các sáng kiến ​​thực sự thúc đẩy sứ mệnh của chính tổ chức. Và bởi vì tự động hóa hầu như luôn dẫn đến tiết kiệm chi phí đáng kể, các tổ chức sẽ có ngân sách để tài trợ cho những sáng kiến ​​như vậy.

Các hệ thống thanh toán tài khoản tự động cũng có thể tiết kiệm cho các trường cao đẳng và đại học một khoản tiền đáng kể theo thời gian. Bởi vì quá trình xử lý thủ công mất nhiều thời gian, các tổ chức thường bỏ lỡ các khoản chiết khấu thanh toán sớm và phát sinh phí trả chậm.

Tự động hóa có thể giảm thiểu rủi ro mạng như thế nào?

Hầu hết mọi loại hình kinh doanh hoặc tổ chức đều phải đối phó với rủi ro an ninh mạng. Tuy nhiên, các trường cao đẳng và đại học là một số tổ chức được nhắm mục tiêu nhiều nhất. Tại sao? Chanda cho biết: “Một trong những rủi ro đáng kể nhất bao gồm lượng lớn dữ liệu dễ bị tổn thương được lưu trữ tại các tổ chức giáo dục đại học, bao gồm hồ sơ sinh viên và thông tin tài chính, khiến nó trở thành mỏ vàng cho các cuộc tấn công ransomware.”

Nói cách khác, tội phạm mạng có thể tấn công hệ thống trường đại học bằng phần mềm giữ dữ liệu làm con tin một cách hiệu quả. Phần mềm mã hóa dữ liệu và để có được chìa khóa giải mã dữ liệu, tổ chức phải gửi một số tiền nhất định cho tội phạm.

Đó không phải là điều duy nhất khiến các tổ chức giáo dục đại học có nguy cơ bị tấn công mạng. Khi ngân sách bị thu hẹp, nhiều bộ phận phải trả tài khoản bị mắc kẹt với các hệ thống và cơ sở hạ tầng lỗi thời khiến tội phạm mạng dễ dàng nhắm mục tiêu hơn. Và với kinh phí CNTT hạn chế và ít an ninh mạng, họ có thể làm rất ít để giảm thiểu rủi ro đó.

Vậy tự động hóa phát huy tác dụng ở đâu? Với sự tự động hóa phù hợp, các tổ chức có quyền truy cập vào toàn bộ chuỗi biện pháp bảo vệ dữ liệu và thực hiện các bước chủ động để ngăn chặn các cuộc tấn công. Đây chỉ là một số cách tự động hóa có thể cải thiện an ninh mạng:

  • Bảo vệ dữ liệu với xác thực đa yếu tố

  • Mã hóa dữ liệu nhạy cảm

  • Sử dụng và cập nhật phần mềm diệt virus

  • Phần mềm vá lỗi

  • Thực thi quyền tài khoản người dùng

  • Sao lưu dữ liệu thường xuyên và đầy đủ

Một trong những lợi thế chính của tự động hóa an ninh mạng là nó phát triển cùng với các mối đe dọa. Tội phạm mạng không ngừng học cách vượt qua phần mềm bảo vệ. Nhưng so với các giải pháp khác, bảo mật tự động được cho là tốt nhất để làm theo.

Giải pháp tự động hóa phù hợp tạo nên sự khác biệt

Rõ ràng là tự động hóa tài chính là tương lai của tài chính đại học. Tuy nhiên, bạn không muốn giao phó thông tin tài khoản phải trả của mình cho bất kỳ ai.

Giải pháp? Sử dụng một giải pháp phần mềm toàn diện cung cấp các dịch vụ tự động hóa thanh toán và hóa đơn an toàn và hợp lý. Nhiều tùy chọn phần mềm này có thể hoạt động với hệ thống kế toán hiện tại của bạn. Nhìn chung, đây có thể là cách tối ưu nhất để chuyển đổi bộ phận tài khoản phải trả của tổ chức bạn.